Så behandlas uppgifter i SafeDok

Den här sidan beskriver hur tjänsten tekniskt hanterar information. Den ersätter inte kundavtal, personuppgiftsbiträdesavtal eller kundens beslut om ansvar och lagringstider.

Vilka uppgifter som kan sparas

Uppgifter om verksamheten, arbetsplatsen, kontaktpersonen och användarkontot.
Säkerhetsdatablad, produktuppgifter, kemikaliekort, riskbedömningar, skyddsåtgärder och arbetsplatsens dokumentation.
Namn som verksamheten själv skriver in för ansvar, kontroll eller signering.
Kontakt- och supportmeddelanden samt tekniska säkerhetsuppgifter, exempelvis sessioner och revisionsloggar.

Skriv inte fler personuppgifter än dokumentationen kräver. Lösenord ska aldrig skrivas i fritextfält eller supportmeddelanden.

Var uppgifterna finns och vem som ser dem

SafeDok lagrar verksamhetens uppgifter och uppladdade säkerhetsdatablad på tjänstens server. Automatiska, krypterade säkerhetskopior skapas. En kundanvändare får bara åtkomst till sin egen organisation och dess arbetsplatser. Systemadministratören kan administrera konton, support och teknisk drift.

Uppladdade PDF-filer kontrolleras tekniskt mot skadlig kod på servern innan de sparas. Kontrollen bedömer inte om innehållet i säkerhetsdatabladet är rätt eller aktuellt.

När läshjälpen används skickas den text som SafeDok har läst ur säkerhetsdatabladet till OpenAI API för att ta fram strukturerade förslag. Användarens lösenord, namn och butikens arbetsplatsbedömning ingår inte i den analysbegäran. SafeDok begär att svaret inte ska sparas som bestående API-resultat genom inställningen store: false. OpenAI kan ändå behandla och tillfälligt lagra innehåll enligt sina aktuella API-villkor, säkerhetsloggar och de datadelningsinställningar som gäller för SafeDok-projektet.

AI-resultatet sparas i SafeDok som ett hjälpunderlag med sida och källtext. Det förs inte automatiskt in som ett godkännande. Verksamheten ska jämföra förslaget med original-PDF:en.

Åtkomst, rättelse och radering

Frågor om en verksamhets dokumentation ska i första hand hanteras av den organisation som använder SafeDok. En inloggad kund kan skicka en teknisk fråga genom supportfunktionen. På startsidan finns även ett kontaktformulär. Skicka aldrig ett lösenord.

Lagringstid, export, radering, ansvarsfördelning, säkerhetsincidenter och underbiträden regleras i kundavtalet och personuppgiftsbiträdesavtalet. Kunden exporterar material som ska bevaras före kontoavslut och krypterade säkerhetskopior gallras för närvarande efter 30 dagar.

Säkerhet och begränsningar

Lösenord lagras som envägshashar och visas inte för systemadministratören. SafeDok använder krypterad webbtrafik, behörighetskontroller och säkerhetsloggning. Ingen teknisk tjänst kan ensam garantera att arbetsmiljödokumentation är fullständig eller juridiskt korrekt; verksamheten måste kontrollera innehållet och den verkliga arbetsplatsens förhållanden.

Läs även Användning av SafeDok.

Senast sakligt uppdaterad 20 augusti 2026.